الارتباط التنظيمي

ترتبط بمدير الشؤون الإدارية والمالية. 

الهدف العام

ضمان الرقابة على حركة الأصناف في مستودعات الإدارة وضمان عدم وجود فائض أو نقص في الأصناف المخزونة. 

المهام

  • مسك بطاقات مراقبة صنف المستودعات مناظرة لبطاقات الصنف لتتم الرقابة على حركة الأصناف في مستودعات الإدارة .
  • مسك بطاقات عهدة الأصناف المستديمة المصروفة كعهدة شخصية للموظفين وكذا بطاقات الأصناف المستديمة المصروفة كعهد للإدارات والأقسام التابعة للإدارة .
  • تشكيل لجان الجرد الكلي لجميع مستودعات الإدارة في نهاية كل سنة مالية ومباشرة الجرد وقفل الأرصدة وتدقيق البيانات ثم بعثها للجهة المختصة. 
  • حفظ المستندات المؤيدة للقيود .
  • تشكيل لجان جرد العهد المستديمة بجميع إدارات وأقسام ومدارس الإدارة وكذا العهد الشخصية وإجراء مناقلة تلك العهد. 
  • القيام بكل ما يتعلق بإجراءات ضبط قيود حركة الأصناف في البطاقات. 
  • متابعة الأعيان المسترجعة والاشتراك مع اللجان الخاصة بالبيع أو الإتلاف بعد أخذ موافقة وزارة المالية وذلك بعد إتمام عملية إسقاط العهدة من الجهة الراجعة في بطاقات العهدة نموذج رقم (8)
  • متابعة مسببات تلف وفقدان الأعيان واتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها.
  • حصر ومتابعة الأصناف التي يتقرر إصلاحها أو منحها أو بيعها أو إتلافها بموجب تقارير دورية ترسل لمدير الشؤون الإدارية والمالية. 
  • تزويد الجهات ذات العلاقة بالبيانات والمعلومات المستودعية اللازمة في حال حدوث عجز أو فقد أو تلف أو غير ذلك كتقدير الاحتياجات السنوية. 
  • فحص البيانات الخاصة بالراكد والمكدس من المخزون وإبداء التوصيات بشأنها. 
  • تقرير ما يلزم من تخزين الأصناف وصرفه. 
  • إجراء مطابقة شهرية للأرصدة الفعلية لبعض الأصناف في مستودعات الإدارة مع ما يقابلها من أرصدة مسجلة في بطاقات مراقبة الصنف للتحقق من انتظام القيود. 
  • الحد من عدد الأصناف المتشابهة وفقاً للمقاييس التي تضعها الهيئة العربية السعودية للمواصفات والمقاييس. 
  • إعداد البيانات عن قيمة العجز والزيادة في أرصدة الأصناف من واقع استمارات وتقارير لجان الجرد أو تقارير ديوان المراقبة العامة. 
  • إعداد مشروع الميزانية السنوية للإدارة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.
  • تنظيم المعاملات والمعلومات الخاصة بالإدارة وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بسهولة ويسر.
  • إعداد التقارير الدورية عن نشاطات وإنجازات الإدارة ومعوقات الأداء فيها وسبل التغلب عليها ورفعها لمدير الشؤون الإدارية والمالية. 
  • أي مهام أخرى تكلف به في مجال اختصاصه .

ضوابط قيد العهد

  • في حالة نقل العهد بين الإدارات او الأشخاص يعد المستفيد (محضر نقل عهدة ) ويسلم الأصل لإدارة مراقبة المخزون وصورة للمسلم والمستلم
  • في حالة الرجيع  يعد المستفيد مستند إرجاع نموذج رقم (9) ويتم التنسيق مع مستودعات الرجيع على هاتف رقم 6810605
  • في حالة التقاعد أو النقل يقوم المستفيد بإعداد نموذج ( استلام وتسليم) وارساله الى إدارة مراقبة المخزون .

ملاحظات هامة

  • جميع النماذج الخاصة بإدارة مراقبة المخزون يمكن الحصول عليها من خلال : الضغط هنا​
  • جميع العهد يتم تسجيلها في برنامج فارس برقم السجل المدني للمستلم.
  • لن يتم توقيع إخلاء الطرف الابعد تسليم العهد بموجب نموذج استلام وتسليم 
  • لا تسقط العهد عن المسلم مالم يتم مراجعه إدارة مراقبة المخزون.

الهاتف

  • 6​743507  012

الموقع

البريد الإلكتروني

Stock$jedu!gov!sa