الارتباط التنظيمي
يرتبط بمساعد مدير عام التعليم للخدمات المساندة .
الهدف العام
تقديم الخدمات الإدارية ، والسكرتارية .
المهام
- استقبال جميع الخطابات الواردة لمساعد مدير عام التعليم للخدمات المساندة ومراجعتها وعرضها عليه وإحالة المعاملات للادارات المختصة.
- إعداد الإجابات حسب توجيهات المساعد للخدمات المساندة فيما يتعلق بالأمور العاجلة والسرية ومتابعة تصديرها بعد توقيعها من المساعد.
- إعداد الملخصات للمكاتبات المهمة والتقارير والحصول على المعاملات والمعلومات المتعلقة بها قبل عرضها على المساعد للخدمات المساندة.
- استقبال جميع المكالمات الهاتفية الخاصة بالمساعد للخدمات المساندة ومعالجتها.
- ترتيب مواعيد اللقاءات والزيارات والاجتماعات وتنظيم المقابلات الخاصة بالمساعد واستقبال المراجعين وتوجيههم للإدارات والأقسام ذات العلاقة بالإدارة.
- تنظيم المعاملات والمعلومات الخاصة بالمكتب وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بيسر وسهولة.
- متابعة تأمين طلبات المكتب من وسائل النقل والأثاث والمستلزمات المكتبية والاحتياجات الأخرى لدى الجهات المختصة.
- الإشراف على الموظفين والمستخدمين العاملين بمكتب المساعد للخدمات المساندة واعداد التقارير لموظفي المكتب ، وترشيحهم للتدريب بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة بالإدارة.
- أي مهام أخرى يكلف بها المكتب في مجال اختصاصه.
