مكتب المساعد للشؤون التعليمية
الارتباط التنظيمي :
يرتبط بمساعد مدير عام التعليم لشؤون تعليم البنين .
الهدف العام :
تقديم الخدمات الإدارية ، والسكرتارية ، والاستشارات العلمية والفنية في ظل بيئة عمل منظمة وفعالة .
المهام :
- استقبال جميع الخطابات الواردة لمساعد مدير عام التعليم لشؤون تعليم البنين ومراجعتها وعرضها عليه وإحالة المعاملات الروتينية للوحدات المختصة .
- إعداد الإجابات حسب توجيهات المساعد البنين فيما يتعلق بالأمور العاجلة والسرية ومتابعة تصديرها بعد توقيعها من المساعد .
-
إعداد الملخصات للمكاتبات المهمة والتقارير والحصول على المعاملات والمعلومات المتعلقة بها قبل عرضها على المساعد البنين .
- استقبال جميع المكالمات الهاتفية الخاصة بالمساعد البنين ومعالجتها.
- ترتيب مواعيد اللقاءات والزيارات والاجتماعات وتنظيم المقابلات الخاصة بالمساعد واستقبال المراجعين وتوجيههم للإدارات والأقسام ذات العلاقة بالإدارة.
-
تنظيم المعاملات والمعلومات الخاصة بالمكتب وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بيسر وسهولة.
-
متابعة تأمين طلبات المكتب من وسائل النقل والأثاث والمستلزمات المكتبية والاحتياجات الأخرى لدى الجهات المختصة.
- الإشراف على الموظفين والمستخدمين العاملين بمكتب المساعد البنين وإعداد تقارير الأداء الوظيفي عنهم ، وترشيحهم للتدريب بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة بالإدارة.
- أي مهام أخرى يكلف بها المكتب في مجال اختصاصه.
