الارتباط التنظيمي
ترتبط بمدير الشؤون الإدارية والمالية.
الهدف العام
ضمان الرقابة على حركة الأصناف في مستودعات الإدارة وضمان عدم وجود فائض أو نقص في الأصناف المخزونة.
المهام
- مسك بطاقات مراقبة صنف المستودعات مناظرة لبطاقات الصنف لتتم الرقابة على حركة الأصناف في مستودعات الإدارة .
- مسك بطاقات عهدة الأصناف المستديمة المصروفة كعهدة شخصية للموظفين وكذا بطاقات الأصناف المستديمة المصروفة كعهد للإدارات والأقسام التابعة للإدارة .
- تشكيل لجان الجرد الكلي لجميع مستودعات الإدارة في نهاية كل سنة مالية ومباشرة الجرد وقفل الأرصدة وتدقيق البيانات ثم بعثها للجهة المختصة.
- حفظ المستندات المؤيدة للقيود .
- تشكيل لجان جرد العهد المستديمة بجميع إدارات وأقسام ومدارس الإدارة وكذا العهد الشخصية وإجراء مناقلة تلك العهد.
- القيام بكل ما يتعلق بإجراءات ضبط قيود حركة الأصناف في البطاقات.
- متابعة الأعيان المسترجعة والاشتراك مع اللجان الخاصة بالبيع أو الإتلاف بعد أخذ موافقة وزارة المالية وذلك بعد إتمام عملية إسقاط العهدة من الجهة الراجعة في بطاقات العهدة نموذج رقم (8)
- متابعة مسببات تلف وفقدان الأعيان واتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها.
- حصر ومتابعة الأصناف التي يتقرر إصلاحها أو منحها أو بيعها أو إتلافها بموجب تقارير دورية ترسل لمدير الشؤون الإدارية والمالية.
- تزويد الجهات ذات العلاقة بالبيانات والمعلومات المستودعية اللازمة في حال حدوث عجز أو فقد أو تلف أو غير ذلك كتقدير الاحتياجات السنوية.
- فحص البيانات الخاصة بالراكد والمكدس من المخزون وإبداء التوصيات بشأنها.
- تقرير ما يلزم من تخزين الأصناف وصرفه.
- إجراء مطابقة شهرية للأرصدة الفعلية لبعض الأصناف في مستودعات الإدارة مع ما يقابلها من أرصدة مسجلة في بطاقات مراقبة الصنف للتحقق من انتظام القيود.
- الحد من عدد الأصناف المتشابهة وفقاً للمقاييس التي تضعها الهيئة العربية السعودية للمواصفات والمقاييس.
- إعداد البيانات عن قيمة العجز والزيادة في أرصدة الأصناف من واقع استمارات وتقارير لجان الجرد أو تقارير ديوان المراقبة العامة.
- إعداد مشروع الميزانية السنوية للإدارة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.
- تنظيم المعاملات والمعلومات الخاصة بالإدارة وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بسهولة ويسر.
- إعداد التقارير الدورية عن نشاطات وإنجازات الإدارة ومعوقات الأداء فيها وسبل التغلب عليها ورفعها لمدير الشؤون الإدارية والمالية.
- أي مهام أخرى تكلف به في مجال اختصاصه .
