أولاً: وحدة مكتب الأمين :
هي وحدة تهتم بنظيم أعمال مكتب أمين إدارة التعليم بقسمي البنين – البنات. وتتكون من مدير مكتب الأمين وسكرتيرة مكتب الأمين.
المهام الرئيسية لمدير مكتب الأمين:
1. تنظيم العمل بمكتب الأمين.
2. تحديد أوقات المقابلات مع الأمين وفقاً لجدول الأعمال.
3. تنظيم الملفات والمستندات المتعلقة بعمل الأمين.
4. تنظيم اجتماعات الأمين مع منسوبي الأمانة.
5. استقبال جميع الرسائل والفاكسات والمكالمات وعرضها على الأمين في الأوقات المناسبة.
6. حضور الاجتماعات لعرض جدول الأعمال وتدوين الملاحظات والنتائج.
7. متابعة تنفيذ القرارات الإدارية عن طريق التواصل مع كل الأقسام الأخرى
8. استكمال إجراءات المباشرة أو إخلاء الطرف لمنسوبي الأمانة وإعداد ملفات لكل المنسوبين تحفظ فيها جميع البيانات الخاصة بهم وسيرهم الذاتية والمشاركات وما يرد على أدائهم ووضعهم الوظيفي من مكاتبات .
9. متابعة واعتماد سجل الحضور والانصراف لمنسوبي الأمانة والرفع للأمين عن الوضع العام بهذا الشأن بما في ذلك الحالات التي تستدعي المساءلة.
10. رفع التقارير الدورية عن الحالة العامة للعمل والعاملين.
11. عرض المقترحات المقدمة من قبل منسوبي الأمانة على الأمين وكذلك الشكاوى.
12. حصر احتياجات مكتب أمين إدارة التعليم والتواصل مع الجهات ذات العلاقة لتلبيتها.
13. إعداد قواعد البيانات وإدارتها.
14. القيام بالمهام المسندة في باقي الوحدات والفرق واللجان .
15. التعامل مع الأجهزةالمكتبية الإلكترونية لحفظ جميع أعمالكم عليها بما يضمن الوصول إليها عند الحاجة .
16. القيام بمهام منسق برنامج تواصل واطلاعنا على المستجدات المتعلقة بالبرنامج وإنهاء ما يرد من شكاوى.
17. المحافظة على العهدة التي توكل مسؤوليتها إليكم .
18. تقديم المقترحات التي من شأنها تطوير العمل.
19. القيام بأي أعمال أخرى تُسند وفق ما تقتضيه طبيعة العمل.
المهام الرئيسية لسكرتيرة الأمين :
1- تنظيم العمل في القسم النسائي.
2- الاهتمام بالبريد والفاكس والمكالمات في كل وسائل التواصل التي تربط الأمانة بالمستفيدين وتقديم كل الرسائل الواردة للأمين حتى يطلع عليها ومن ثم إرسال الرد.
3- معرفة جدول أعمال الأمين وتنظيم أوقات الاجتماعات واللقاءات وفقا لجدوله مع اختيار الأماكن.
4- تجميع مستندات العمل وتنظيمها بطريقة تسهل عملية الوصول إليها عند الحاجة.
5- التعامل مع الأجهزة المكتبية الإلكترونية لحفظ جميع المعاملات والوظائف عليها.
6- استكمال إجراءات المباشرة أو إخلاء الطرف لمنسوبات الأمانة وإعداد ملفات لهن تحفظ فيها جميع البيانات الخاصة بهن وسيرهن الذاتية والمشاركات وما يرد على أدائهن ووضعهن الوظيفي من مكاتبات.
7- متابعة واعتماد سجل الحضور والانصراف لمنسوبات الأمانة والرفع للأمين (يومياً) عن الوضع العام بهذا الشأن بما في ذلك الحالات التي تستدعي المساءلة.
8- الحرص على التواجد في الاجتماعات وتدوين كافة المعلومات والملاحظات واستخلاص أهم نقاط الاجتماع لعرضها على الأمين في وقت لاحق.
9- تمثيل الأمين في التواصل الخاص مع الأقسام النسائية عند طلبه.
10- التواصل الدائم مع بقية الوحدات ومتابعة عملها وتقديم تقرير للأمين بصفة دورية.
11- إعداد أعمال الأمين في حالة اللقاءات الخارجية بخصوص العمل من أوراق وعروض تقديمية وتقارير.
12- تجميع مقترحات منسوبات الأمانة وتدوين طلباتهن واحتياجاتهن ومن ثمّ عرضها على الأمين.
13- القيام بالمهام المسندة في باقي الوحدات والفرق واللجان .
14- القيام بمهام منسقة برنامج تواصل واطلاع الأمين على المستجدات وإنهاء ما يرد من شكاوى نسائية.
15- القيام بمهام منسقة إدارة الموارد البشرية واطلاعنا بما يرد.
16- المحافظة على العهدة الموكلة.
17- تقديم المقترحات التي من شأنها تطوير العمل.
18- القيام بأي أعمال أخرى مسندة وفق ما تقتضيه طبيعة العمل.
ثانياً: وحدة شؤون القيادات:
ترشيح القيادات التربوية وفق ضوابط ومعايير الاختيار والتمديد والإعفاء، وتعزيز ودعم القيادات والتطوير المهني لهم وتأهيل كفاءات قيادية للصف الثاني.
المهام الرئيسية للوحدة :
1. حصر المواقع القيادية الشاغرة قبل وبعد حركة النقل أو التقاعد ورفعها لأمين لجنة اختيار القيادات.
2. الإعلان بالشواغر المتاحة لطلب النقل أو الترشيح.
3. استقبال ملفات المتقدمين للمواقع القيادية (بنين ـ بنات) وتدقيقها.
4. تنظيم إجراءات المقابلة الشخصية.
5. إعداد (قرارات ، تمديد ، إنهاء) التكليف واصدارها
. 6. استقبال طلبات النقل للقيادات التعليمية والإدارية ومفاضلة الطلبات.
7. تنظيم إجراءات حركة النقل وإصدار قرارات النقل والتكليف.
8. انشاء قاعدة بيانات للقيادات الإدارية والتعليمية (بنين ـ بنات) وتحديثها حسب ما يستجد.
9. متابعة تحديث السير الذاتية للقيادات الإدارية والتعليمية.
10. إعداد خطة التطوير المهني للقيادات.
11. دراسة وفرز الاحتياج التدريبي للقيادات .
12. إعداد الخطط واقتراح البرامج التي تُسهم في بناء قيادات الصف الثاني.
13. التواصل مع الجهات المعنية لتنسيق عمليات التدريب.
14. إعداد خطابات دعوة القيادات للتسجيل في البرامج التدريبية وخطابات الإبلاغ بمواعيد عقد البرامج.
15. الكشف عن تحديد احتياجات الخبرات للقيادات التعليمية والإدارية.
16. إنهاء إجراءات تنظيم الزيارات التبادلية الخارجية للقيادات التعليمية.
17. متابعة تنفيذ الزيارات وجمع التقارير عن الإدارات المزارة.
18. بناء جميع الاستمارات الالكترونية لبرامج القيادات وتفريغها.
19. إعداد التقارير الخاصة ببرامج القيادات.
20. حصر المتقدمين لبرنامج قيادات الصف الثاني.
21. استقبال ملفات المتقدمين وتحديد المتقدمين الذين تنطبق عليهم الضوابط.
22. إعداد الخطة التدريبية لقيادات الصف الثاني.
23. تزويد وحدة التقارير والإنجازات عن عمل الوحدة وانجازاتها .
24. تزويد أمين الإدارة بالتقارير الدورية عن عمل الوحدة وانجازاتها
25. أي مهام أخرى يتم التكليف بها في مجال الاختصاص.
ثالثاً: وحدة المؤشرات والدراسات :
تحسين وتطوير وضمان جودة العمليات والمخرجات للإدارة العامة للتعليم بمنطقة مكة المكرمة من خلال توحيد آلية القياس وإعداد مؤشرات الأداء التي تساعد على تحقيق التوجهات الاستراتيجية لوزارة التعليم المنبثقة من رؤية المملكة 2030م.
المهام الرئيسية للوحدة :
1. مخاطبة الإدارات المعنية لترشيح منسقين لبرنامج قياس الأداء وإعداد قاعدة بيانات بأسماء المنسقين ومتابعة تحديث بياناتها كلما دعت الحاجة.
2. مخاطبة الإدارات ومكاتب التعليم لترشيح منسقين لمؤشرات أمانة التعليم. واعداد قاعدة بيانات لهم وتحديثها كلما دعت الحاجة. 3. عقد اجتماعات بمنسقي المؤشرات للإدارات والمكاتب والاقسام داخل إدارة التعليم أو عن بعد لتوضيح مهامهم واطلاعهم بما يرد وذلك كلما دعت الحاجة.
4. إقامة ورش عمل للمنسقين حسب الحاجة.
5. تحديث بيانات قادة الإدارات المعنية في البرنامج الالكتروني لتوثيق صلاحية دخولهم واعتمادهم للبيانات.
6. تحديث القياس دورياً وفقاً لما ترسله الأمانة العامة وتبعاً للمستجدات.
7. وضع خطة مزمنة لقياس الأداء.
8. إعداد جدول تنظيمي يوضح البيانات الداخلة في حساب المؤشرات.
9. إعداد بيان بالقيم المطلوب إدخالها في البرنامج الالكتروني من قبل الإدارات المعنية.
10. ارسال البيان على بريد منسقي الإدارات المعنية بالمؤشرات واشعارهم بذلك.
11. اعداد خطابات لمديري ومديرات الإدارات والاقسام المعنية بمؤشرات الأداء لإشعارهم بموعد الرصد في البرنامج.
12. تحديد الإدارات المعنية بإدخال القيم المطلوبة في البرنامج الالكتروني مع تحديد الفترة المتاحة للإدخال حسب ما يرد من الأمانة العامة.
13. متابعة نسب انجاز الإدارات في الادخال وتقديم الدعم اللازم لها.
14. تدقيق المدخلات للتأكد من عدم وجود أخطاء مع مقارنتها بمدخلات الفترة السابقة.
15. التفاهم مع الإدارات فيما يخص الملاحظات حول المدخلات وتمكينهم من تعديلها في البرنامج حسب وقت محدد.
16. ادخال المبررات للقيم غير المنطقية بالتنسيق مع الإدارات المعنية.
17. الاطلاع على تقرير عرض النتائج قبل اعتمادها من المدير العام.
18. اعداد مقارنة أداء الإدارة للفترة الحالية مع الفترة السابقة.
19. إعداد مقارنة لأداء الإدارة مع الإدارات التعليمية الأخرى المتميزة اداءً.
20. عرض نتائج المؤشرات الأولية على مدير التعليم والأخذ بملاحظاته وتوجيهاته.
21. المفاهمة مع الإدارات المعنية فيما يخص ملاحظات المدير العام قبل اعتمادها.
22. اعداد دراسة تحليلية للمؤشرات وخاصة التي بها فجوة واضحة عن المستهدف.
23. اعتماد الدراسة التحليلية لمؤشرات الأداء وعرضها على صاحب الصلاحية.
24. استلام التقرير النهائي لتحليل الأداء وفق المؤشرات من المدير العام بعد وصوله من الأمانة العامة.
25. دراسة التقرير النهائي وتلخيصه استعداداً لعرض موجزه على مديري الإدارات المعنية.
26. اعداد خطاب للدعوة للاجتماع مع مديري الإدارات المعنية.
27. تقديم التغذية الراجعة للإدارات المعنية بتزويدها بنتيجة المؤشرات الخاصة بها لدراستها قبل موعد الاجتماع.
28. عقد اجتماع مع مديري الإدارات المعنية لعرض نتيجة تحليل الأداء ومناقشتها حسب مؤشر كل إدارة.
29. اعداد محضر لتوثيق الاجتماع.
30. اعداد خطاب لمديري الإدارات المعنية بشأن تعبئة نماذج خطط التحسين والتطوير من قبل المنسق.
31. اعداد نماذج خطط التحسين والتطوير للمؤشرات وتزويد المنسقين بنسخة منها عبر البريد الالكتروني.
32. متابعة وضع خطط التحسين والتطوير من قبل المنسقين بما يتوافق مع الخطة التشغيلية للإدارة المعنية.
33. تنفيذ زيارات ميدانية للإدارات المعنية لمتابعة حالة مؤشراتها.
34. تزويد وحدة التقارير والإنجازات عن عمل الوحدة وانجازاتها .
35. تزويد أمين الإدارة بالتقارير الدورية عن عمل الوحدة وانجازاتها .
36. اعداد التقرير الختامي للمؤشرات ورفعه للأمانة العامة.
37. أي مهام أخرى يتم التكليف بها في مجال الاختصاص.
رابعاً: وحدة التقارير والانجازات:
المهام الرئيسية للوحدة :
1- بناء قواعد البيانات الإحصائية بأمانة إدارة التعليم و وحداتها المختلفة وتحديثها دورياً.
2- إعداد التقارير الداخلية السنوية والتفصيلية والإحصاءات المختلفة لأمانة إدارة التعليم والجهات المعنية بعد اعتمادها من صاحب الصلاحية.
3- توثيق أنشطة أمانة إدارة التعليم بفعالياتها وبرامجها التطويرية بالتنسيق مع بقية وحدات أمانة إدارة التعليم تمهيداً لاستخدامها في إعداد التقارير
4- إعداد الكتيبات التعريفية والأدلة الإرشادية بأمانة إدارة التعليم بعد التنسيق مع الوحدات الأخرى.
5- إبراز ونشر أهم إنجازات أمانة إدارة التعليم بالتنسيق مع إدارة الإعلام والاتصال عبر منسق الإعلام بأمانة إدارة التعليم.
6- إصدار التقارير السنوية لجميع الإنجازات والفعاليات والتحديات التي تواجه أمانة إدارة التعليم.
7- تزويد أمين إدارة التعليم بالتقارير والإحصاءات عن نشاط الوحدة وإنجازاتها بصفة دورية.
8- أي مهام أخرى يتم التكليف بها في مجال الاختصاص.
خامساً: وحدة الدعم الإداري والتقني :
توظيف التقنية الحديثة والاستفادة منها في أعمال الأمانة بما ينعكس على جودة المخرجات واكساب المهارات والمعارف لكافة الوحدات والفرق واللجان وتقديم الدعم اللازم لها . المهام الرئيسية للوحدة :
1- تصميم البرامج الالكترونية لأعمال الأمانة وتشغيلها وتحديثها بالتنسيق مع باقي الوحدات والفرق واللجان .
2- بناء قواعد البيانات الخاصة بالأمانة وتحديثها بالتنسيق مع باقي الوحدات والفرق واللجان .
3- التصميم الإلكتروني للوثائق والأدلة التنظيمية للأمانة .
4- متابعة صفحة الأمانة على موقع الإدارة العامة للتعليم بمنطقة مكة المكرمة وتحديثها وفقاً للمستجدات .
5- تحديث قواعد البيانات بالتنسيق مع باقي الوحدات لكل من ( بيانات منسوبي الأمانة ، بيانات منسقي الإدارات مع الأمانة ، بيانات القيادات ) .
6- متابعة البرامج الالكترونية للأمانة وتقديم الدعم التقني عند الحاجة .
7- متابعة إعدادات الأمان وضبطها وذلك لجميع حسابات الأمانة على جميع وسائل التواصل .
8- متابعة عمل شبكة الحاسوب وغيرها من الأجهزة التقنية والتواصل مع الجهات ذات العلاقة في الأمور التقنية التي تحتاج إلى صيانة.
9- التنسيق مع جميع المنسوبين لتحديد احتياجاتهم المختلفة من أجهزة حاسوب وطابعات.. الخ والرفع بها لأمين التعليم.
10- اقتراح وتنظيم برامج التثقيف والتدريب في مجال تقنية الحاسب الالي بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة .
11- العمل على زيادة فاعلية التقنية لخدمة العمليات التظيمية بين الأمانة وباقي الإدارات والوحدات والمراكز داخل إدارة تعليم مكة وخارجها.
12- تزويد وحدة التقارير والإنجازات عن عمل الفريق وانجازاته .
13- تزويد أمين الإدارة بالتقارير الدورية عن عمل الفريق وانجازاته .
14- أي مهام أخرى يتم التكليف بها في مجال الاختصاص.
