أولاً: فريق الأداء المؤسسي:
قياس نتائج الأداء من خلال منظومة متكاملة وفق أنظمة العمل وآلياته ، بما يحقق أكبر قدر من الإنتاج الجيد وبأقل جهد .
المهام الرئيسية للفريق :
1- نشر ثقافة الأداء المؤسسي لدى منسوبي الأمانة والإدارة العامة للتعليم بمنطقة مكة المكرمة وتقديم الدعم اللازم حيال ذلك. 2- تصميم الهيكل التنظيمي للأمانة وتحديثه حسب ما يرد من الجهات ذات العلاقة .
3- بناء أهداف الإدارة ووضع الخطط الاستراتيجية.
4- تقسيم العمليات وفق المهام الرئيسية والمساندة ونظام الجودة وبنود المنافسة.
5- إعداد الدليل التنظيمي لأمانة إدارة التعليم والتوصيف الوظيفي للمهام.
6- إعداد سياسة الجودة ( الأداء المؤسسي) للأمانة .
7- إعداد الدليل الإجرائي للعمليات ونماذجها وبطاقات توصيف العمليات. 8- اعتماد وتوثيق الأدلة والنماذج .
9- تزويد قادة العمليات بالأدلة والنماذج الموثقة.
10- ضبط الأداء المؤسسي .
11- تأهيل وتدريب فرق العمل على نظام إدارة الجودة والأداء المؤسسي .
12- متابعة تنفيذ عمل الوحدات والفرق واللجان وفق الأدلة وتوثيقها في الملفات .
13- اعداد أدوات قياس رضا المستفيدين لكافة أعمال الأمانة.
14- تطبيق أدوات قياس رضا المستفيدين وتحليل نتائجها.
15- التقويم التشخيصي لأداء الوحدات والفرق واللجان وتحديد الفجوة في الأداء من خلال معايير محددة.
16- تحديد أولويات التحسين في ضوء عمليات ضبط الجودة والأداء المؤسسي
17- وضع خطط التحسين باستخدام مدخل التحسين المستمر وأدوات الجودة ( ضمن الخطة التشغيلية ).
18- متابعة نتائج خطط التحسين وتقييمها .
19- ضبط الوثائق المتعلقة بالوحدات والفرق واللجان ومراجعتها والتأكد منها بما يتوافق والإجراءات والتعديل عليها حسب المستجدات .
20- تنظيم ملفات ورقية وإلكترونية خاصة بجميع وثائق ومحفوظات الإدارة ( نماذج ، أدلة ..... الخ ).
21- التخلص من الوثائق الملغاة حسب ما ورد في نظام الوثائق والمحفوظات بالإدارة العامة للتعليم بمنطقة مكة المكرمة بالتعاون مع رؤساء الوحدات والفرق واللجان .
22- تزويد وحدة التقارير والإنجازات عن عمل الفريق وانجازاته .
23- تزويد أمين الإدارة بالتقارير الدورية عن عمل الفريق وانجازاته .
24- أي مهام أخرى يتم التكليف بها في مجال الاختصاص.
ثانياً: فريق العلاقات العامة:
تعزيز الفهم والثقة داخلياًوخارجياً من خلال التحليل الذاتي والتصويب ( داخلياً) وجميع أساليب التعبير ( خاجياً) ، وقياس رضا المستفيدين من الخدمات المقدمة لخلق صورة إيجابية لدى المستفيدين وفق التعامل الإنساني والأخلاقي السليم .
المهام الرئيسية للفريق:
1- الحرص على تكوين علاقات إيجابية وجيدة بين أمانة إدارة التعليم وباقي الإدارات داخل إدارة تعليم مكة والجهات الخارجية ذات العلاقة .
2- إعطاء صورة لائقة ومشرفة عن أمانة إدارة التعليم .
3- الاهتمام بالرأي العام على المستوى الداخلي والخارجي .
4- القيام بحملات تسويقية للتعريف بأمانة إدارة التعليم عبر الوسائل المتاحة حسب ما يوجه به أمين إدارة التعليم .
5- استقبال الزائرين وإعداد الجداول الخاصة بالأمور المتعلقة بالزيارة بالتنسيق مع باقي الوحدات والفرق واللجان.
6- تحضير الهدايا للزائرين وفي المناسبات المختلفة لأمانة إدارة التعليم .
7- الإعلان عن أعمال الأمانة وأنشطتها عبر الوسائل المتاحة وحسب ما يوجه به أمين إدارة التعليم .
8- المشاركة في المعارض والمناسبات المختلفة حسب ما يوجه به أمين إدارة التعليم .
9- التنسيق والمتابعة لحجز القاعات الخاصة بعقد اللقاءات والدورات التدريبية ... الخ .
10- التغطية الإعلامية للفعاليات والبرامج التي تنفذها الأمانة و التواصل مع الجهات ذات العلاقة لنشرها حسب بما يوجه به أمين إدارة التعليم .
11- تزويد وحدة التقارير والإنجازات عن عمل الفريق وانجازاته .
12- تزويد أمين الإدارة بالتقارير الدورية عن عمل الفريق وانجازاته .
13- أي مهام أخرى يتم التكليف بها في مجال الاختصاص.
ثالثاً: فريق التقييم:
متابعة وقياس أداء وحدات وفرق ولجان أمانة إدارة التعليم وتقويمها وتقديم التقارير اللازمة، والدعم المناسب لتحقيق الأهداف وردم الفجوات إن وجدت.
المهام الرئيسية للفريق :
1- وضع معايير مناسبة للتقييم بما يتناسب والفئات المراد تقييمها .
2- مراجعة تقارير الأمانة الدورية وتقييم الأداء .
3- توفير المعلومات الكافية المتعلقة بالجهة المراد تقييمها .
4- متابعة أداء الوحدات والفرق واللجان والسعي وراء الحصول على تفسيرات لأي انحرافات عن الخطط .
5- الفحص الدقيق لآلية العمل وخطواته، بصورة تضمن قياس الأداء الذي يتيح فرصة المقارنة الحقيقية بين الأداء المخطط له مسبقاً والأداء الفعلي، وتحديد الانحرافات.
6- ربط النتائج بمحركات الأداء بدقة ، وقياس مدى تحقيق الأهداف والغايات المطلوبة،
7- العمل على سد الفجوة بين المدى الطويل والمدى القصير من خلال تبني التوجه الإستراتيجي وربط الإستراتيجية بالموازنة..
8- متابعة الأداء العام للإدارة العامة للتعليم بمنطقة مكة المكرمة وتقديم الدعم اللازم .
9- متابعة الأداء العام للأعمال ورصد الأخطاء و تقديم التغذية الراجعة .
10- إضافة مؤشرات جديدة تسمح بإعطاء صورة أوضح عن الأداء وبعدد محدود تفاديا لتشتت الأذهان أثناء التقييم والتركيز على ما يبرز الأداء.
11- قياس جودة المخرجات لكافة أعمال الوحدات والفرق واللجان من خلال النتائج.
12- تقديم التغذية الراجعة.
13- تقديم المقترحات لمعالجة القصور في أداء الأفراد وأداء الإدارة.
14- تقديم تقريراً بالنتائج لاتخاذ القرار المناسب بشأنها،
15- إصدار الحكم بناءً على معايير وأدلة محددة.
16- تزويد وحدة التقارير والإنجازات عن عمل الفريق وانجازاته .
17- تزويد أمين الإدارة بالتقارير الدورية عن عمل الفريق وانجازاته .
18- أي مهام أخرى يتم التكليف بها في مجال الاختصاص.
رابعاً: فريق الخطة التشغيلية:
يعمل الفريق على إعدادخطة تفصيلية مركزة ومحددة لأمانة إدارة التعليم تتضمن كافة البرامج والمشروعات والأنشطة ومتطلبات تنفيذها والتوقيتات الزمنية بشكل محدد بالإضافة إلى الجهة المسؤولة عن التنفيذ ومخرجات التحقق.
المهام الرئيسية للفريق :
1- مراجعة الخطة الاستراتيجية والتشغيلية لأمانة إدارة التعليم .
2- توفير القاعدة المعلوماتية ( الوثائق اللازمة للتخطيط) .
3- تشخيص الوضع الحالي وفق نموذج سوات .
4- مراجعة الرؤية والرسالة والقيم والهيكل التنظيمي لأمانة إدارة التعليم في ضوء المستجدات والمعايير.
5- إعداد مصفوفة مؤشرات الأداء للأهداف التفصيلية .
6- عقد الاجتماعات بقادة الوحدات والفرق واللجان لتعريفهم بكيفية إعداد خطة البرامج في ضوء قائمة تجويد البرامج.
7- تزويد قادة الوحدات والفرق واللجان بمسودة الخطة لتعبئتها بالبرامج الخاصة بكل عملية .
8- عقد ورشة إعداد مسودة نهائية للخطة .
9- تقييم الخطة وطباعتها بصورتها النهائية .
10- رفع الخطة للاعتماد من الإدارة العليا.
11- رفع الخطة إلكترونياً لإدارة التخطيط والتطوير.
12- إعلان الخطة واتاحتها للمنسوبين.
13- تزويد قادة الوحدات والفرق واللجان بنموذج متابعة الخطة .
14- عقد ورشة لمتابعة تنفيذ الخطة واستعراض نتائجها وتحديد فرص التحسين.
15- تزويد وحدة التقارير والإنجازات عن عمل الفريق وانجازاته .
16- تزويد أمين الإدارة بالتقارير الدورية عن عمل الفريق وانجازاته .
17- أي مهام أخرى يتم التكليف بها في مجال الاختصاص.
خامساً:فريق المجالس التعليمية:
عبارة عن مجلس استشاري يتكون من المسؤولين بـ( المنطقة/الإدارة/ المكتب) وعدد من المعنيين والمهتمين بالتعليم وبعض الطلاب و أولياء الأمور.
المهام الرئيسية للفريق :
1. إعداد قرار تشكيل المجلس، وقرار لجان المجلس.
2. إعداد الخطابات المتعلقة بالمجالس (عقد الجلسات، تنفيذ توصيات ... الخ
3. فرز الموضوعات الواردة من الأعضاء وحصرها.
4. تقييم الموضوعات الوارد لتحديد ما يعرض في الجلسات.
5. اختيار موضوع الجلسة وجهة عرض ورقة عمل .
6. مخاطبة جهة عرض الموضوع للتأكد من جاهزيتهم وملائمة موعد الجلسة لهم .
7. التواصل مع جهة عرض الموضوعات لإرسال ورقة العمل والعرض التقديمي وفق الضوابط والزمن المحددين.
8. الاطلاع على ورقة العمل والعرض التقديمي وتزويد جهة العروض يالتغذية الراجعة.
9. اختيار الضيوف الملائمين من داخل أو خارج إدارة التعليم ودعوتهم.
10. حجز قاعة الاجتماعات والاشراف على تهيئتها.
11. إعداد ملفات الجلسات.
12. متابعة حضور أعضاء المجلس للجلسات.
13. تحرير محاضر الجلسات.
14. إعداد خطابات متابعة تنفيذ توصيات الجلسات.
15. إعداد تقارير المجالس.
16. تذكير أعضاء المجلس بموعد الجلسة برسائل بريد الكتروني ورسائل
sms. 17. ارسال دعوة بالموعد المحدد للضيوف عبر البريد الإلكتروني.
18. إرسال خطة الجلسة عبر البريد الإلكتروني.
19. تهيئة القاعة وبيان توقيع الحضور.
20. عقد الجلسة (كلمة المدير، كلمة الأمين، أوراق العمل، مناقشة، التوصيات، ختام الجلسة).
21. تسليم شهادات الشكر لمقدمي ورقة العمل ومشاهد المشاركة للضيوف.
22. اعداد مسودة المحضر ومراجعة إجراءات تنفيذ التوصيات والزمن المحدد مع الجهة المعنية بالتوصية.
23. اعتماد محضر الجلسة.
24. ارسال نسخة من المحضر على بريد الأعضاء.
25. ارسال التوصيات للجهات المسؤولة عن التنفيذ وطلب الإفادة عنها مع ارفاق الشواهد.
26. متابعة فرق العمل لتسديد التوصيات من خلال متابعة هاتفية أو تذكير بالبريد.
27. تزويد وحدة التقارير والإنجازات عن عمل الفريق وانجازاته .
28. تزويد أمين الإدارة بالتقارير الدورية عن عمل الفريق وانجازاته .
29. أي مهام أخرى يتم التكليف بها في مجال الاختصاص .
سادساً: فريق الشراكة المجتمعية:
إشراك شرائح المجتمع المحلي في تنفيذ آلية أو تنظيم مؤسسي ، لمختلف مجالات التنمية الشاملة وفق أهداف أمانة إدارة التعليم، سواء كانت خدمة تعليمية أو تأهيلية أو اقتصادية أو اجتماعية.
المهام الرئيسية للفريق :
1. العمل على تنمية الشراكات المجتمعية الاستراتيجية بما يخدم المجال التعليمي ويتوافق مع رؤية 2030
2. التعرف على مؤسسات المجتمع المحلي بمختلف أطيافة والتواصل معهم لتبادل الأفكار و ابرام شراكات تخدم برامج الأمانة وأنشطتها .
3. حصر وتصنيف الخبرات والمهارات لدى منسوبي الأمانة لاستثمارها في الأنشطة المختلفة.
4. حث المنسوبين على المشاركة الفاعلة من خلال الاسهامات والمبادرات في المجالات التي تقدم خدمات مجتمعية.
5. حث المنسوبين على العمل التطوعي والمسؤولية المجتمعية لخدمة المجتمع المحلي .
6. العمل على تعزيز ولاء منسوبي الأمانة والتزامهم ومشاركتهم .
7. تنفيذ بحوث تتعلق بالجانب التعليمي والثقافي والاجتماعي مع مؤسسات المجتمع.
8. عقد الشراكات مع مؤسسات المجتمع والقطاع الخاص.
9. استقطاب أولياء الأمور للمساهمة في صنع القرار من خلال اجتماعات المجالس التعليمية.
10. حصر مشاركات المنسوبين في المبادرات المجتمعية وتقديم الدعم اللازم لهم .
11. تزويد وحدة التقارير والإنجازات عن عمل الفريق وانجازاته .
12. تزويد أمين الإدارة بالتقارير الدورية عن عمل الفريق وانجازاته .
13. أي مهام أخرى يتم التكليف بها في مجال الاختصاص.
