أولاً : اللجنة الاجتماعية:
تنمية الروابط الاجتماعية بين منسوبي/ات الأمانة داخلياً و خارجياً مع الجهات ذات العلاقة، وبث روح التعاون والعمل الجماعي عبر الوسائل المتاحة .
المهام الرئيسية للجنة :
1. التواصل الاجتماعي مع الإدارات داخل الإدارة العامة للتعليم بمنطقة مكة المكرمة في مناسباتها المختلفة .
2. تنمية الروابط الاجتماعية وتعزيز روابط المحبة والتآخي بين منسوبي أمانة إدارة التعليم (بنين ـ بنات ).
3. رفع مستوى الوعي الإجتماعي بين منسوبي ومنسوبات الأمانة وتنمية روح التفاعل الإجتماعي وتطوير بيئتها للمحافظة على المكتسبات الثقافية والاجتماعية.
4. غرس روح التعاون بين أعضاء الفريق .
5. تقديم الدعم اللازم للمستجدين بأمانة إدارة التعليم وتنظيم حفلات الاستقبال لهم .
6. تنظيم الحفلات الختامية للأنشطة داخل أمانة إدارة التعليم.
7. تنمية روح العمل الجماعي والتطوع والعطاء وحب الوطن
. 8. المشاركة في المناسبات االوطنية والأسابيع العامة والأيام العالمية .
9. استغلال المجالس التعليمية في دراسة الظواهر الاجتماعية التي يعاني منها الطلاب داخل المدارس وتقديم موضوعات لمواجهتها.
10. تزويد وحدة التقارير والإنجازات عن عمل اللجنة وانجازاتها .
11. تزويد أمين الإدارة بالتقارير الدورية عن عمل اللجنة وانجازاتها .
12. أي مهام أخرى يتم التكليف بها في مجال الاختصاص.
ثانياً : لجنة بيئة العمل:
هي لجنة تهتم بتطوير جميع الظروف المحيطة بالعاملين في وقت ومكان العمل وتتضمن الظروف المعنوية والمادية والزمانية والمكانية.
المهام الرئيسية للجنة بيئة العمل :
1. العمل على خلق بيئة عمل صحية وجاذبة يسودها الحب والتفاهم والاحترام من خلال برامج وأنشطة تسهم في تعزيز ذلك.
2. نشر الثقافة الإيجابية داخل الإدارة لتحقيق الشعور بالراحة و الانتماء والوحدة والولاء.
3. تحفيز روح العمل الجماعي وزيادة تبادل المعلومات والخبرات من خلال عقد حلقات النقاش المتنوعة.
4. العمل على تقديم الحوافز المتنوعة للمنسوبين من خلال الرفع لأمين إدارة التعليم بالجهود المميزة .
5. تحديث اللوحات الإرشادية ( الرؤية ، الرسالة ، القيم ...الخ حسب المستجدات .
6. تفقد جميع الأجهزة ومتابعة صيانتها .
7. مخاطبة الجهات المعنية بما يلزم من إصلاحات داخل الأمانة .
8. تسجيل الملاحظات حول النظافة العامة داخل الإدارة وإبلاغ الجهات ذات العلاقة بالملاحظات إن وجدت .
9. تفقد جميع وسائل السلامة داخل الإدارة وإبلاغ الجهة ذات العلاقة بأي ملاحظات من ناحية الأمن والسلامة.
10. جرد جميع تجهيزات الإدارة وفق النماذج المخصصة لذلك .
11. حصر التجهيزات التالفة والرفع بالاصناف التالفة للجهات ذات العلاقة.
12. استلام جميع التجهيزات الواردة للإدارة حسب النظام المتبع في ذلك وصرفها وفق الاحتياج.
13. متابعة تسليم الموظف المنقول أو المتقاعد عهدته للموظف البديل واكمال الإجراءات اللازمة .
14. متابعة نقل العهد من أمانة التعليم إلى غيرها من الإدارات والعكس حسب الإجراءات المتبعة في ذلك .
15. تزويد وحدة التقارير والإنجازات عن عمل اللجنة وانجازاتها .
16. تزويد أمين الإدارة بالتقارير الدورية عن عمل اللجنة وانجازاتها .
17. أي مهام أخرى يتم التكليف بها في مجال الاختصاص.
ثالثاً : لجنة شؤون الإدارة:
تطبيق الإجراءات الإدارية حسب اللوائح لتحقيق الانضباط العام ورصد الاجازات والرصدة المستحقة وتنظيم إجراءاتها، وتنظيم وارشفة الملفات والمستندات والوثائق الورقية والالكترونية.
المهام الرئيسية للجنة شؤون الإدارة :
1. الاشراف على تنظيم وتنسيق الملفات الورقية والإجراءات التنفيذية للعمليات الخاصة بأعمال الأمانة.
2. متابعة حفظ جميع المراسلات الصادرة من الأمانة والواردة إليها في الملفات المخصصة بذلك الكترونياً وورقياً.
3. متابعة فهرست وأرشفة جميع المراسلات الصادرة من الأمانة والواردة إليها حسب الأعوام .
4. متابعة توفيرالاحتياج من الكادر لجميع الفئات داخل أمانة إدارة التعليم والرفع للجهات ذات العلاقة والعمل على استقطاب الكفاءات .
5. التنسيق مع الجهات ذات العلاقة لتوفير البرامج التدريبية التطويرية المناسبة والتي تسهم في التطوير المهني لمنسوبي الأمانة.
6. حصر مهام المنسوبين مع بداية العام الدراسي ومتابعة تسليم قرارات التكليف بالمهام حسب المستجدات .
7. إعداد السجلات الخاصة بمتابعة الدوام الرسمي حسب ما يرد من نماذج من الجهة المختصة.
8. متابعة حضور وانصراف المنسوبين (بنين ـ بنات) ورفع التقارير والأمور المتعلقة بالدوام لمكتب الأمين لعرضها على أمين الإدارة بشكل مستمر
. 9. رفع التقارير الشهرية والدورية المتعلقة بالدوام حسب مايرد من تعليمات .
10. متابعة استكمال جميع الاجراءات المتعلقة بضبط الدوام.
11. رصد الاحتياجات التدريبية لمنسوبي الأمانة للجهات المختصة والمساهمة في تطوير قدراتهم فنياً وإدارياً.
12. تزويد وحدة التقارير والإنجازات عن عمل اللجنة وانجازاتها .
13. تزويد أمين الإدارة بالتقارير الدورية عن عمل اللجنة وانجازاتها .
14. أي مهام أخرى يتم التكليف بها في مجال الاختصاص.
رابعاً: لجنة الاستعداد :
الإشراف على عمليات الاستعداد ورصد الصعوبات والتحديات وتعزيز برنامج الزيارات لتقديم الدعم المطلوب للمدارس ومكاتب التعليم والإدارات المعنية بالاستعداد للعام الدراسي الجديد.
المهام الرئيسية للجنة الاستعداد:
1- تشكيل لجنة الاستعداد للعام الدراسي ورفعها لمدير التعليم لاعتمادها.
2- تحديث بيانات المنسقين/ات لبرنامج الاستعداد الالكتروني.
3- إعداد خطة الاستعداد للعام الدراسي الجديد.
4- الإشراف على تنفيذ خطة الاستعداد بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.
5- التنسيق والإشراف المباشر على اجتماعات لجنة الاستعداد على مستوى الإدارة أو الوزارة ومتابعة تنفيذ التوصيات.
6- اعداد جدول الزيارات الميدانية لأعضاء لجنة الاستعداد
. 7- تنفيذ الزيارات الميدانية وحصر احتياج الميدان والرفع به للجهات المعنية.
8- الاشراف على برنامج الاستعداد الالكتروني والتواصل مع الإدارات المعنية
. 9- متابعة رصد الإدارات المعنية للبيانات في البرنامج الالكتروني للاستعداد وتزويدهم بالتغذية الراجعة.
10- التواصل مع الأمانة العامة فيما يخص أعمال الاستعداد.
11- إعداد التقرير الختامي عن وحدة الاستعداد بعد انتهاء كافة أعمالها مع بدء العام الدراسي الجديد.
12- متابعة الأداء العام للإدارة العامة للتعليم بمنطقة مكة المكرمة وتقديم الدعم اللازم .
13- متابعة الأداء العام وأداء الأفراد بأمانة إدارةالتعليم وتقديم الدعم اللازم .
14- متابعة أداء القيادات التعليمية والإدارية وتقديم الدعم اللازم لهم . 15- متابعة أداء مجالس التعليم في الإدارة العامة للتعليم بمكة المكرمة
. 16- مراجعة منهجية العمل للوحدات والفرق واللجان بأمانة إدارة التعليم وتقويمها وتطويرها .
17- الدراسة النوعية للتقارير الفنية لبرامج الأمانة.
18- تزويد وحدة التقارير والإنجازات عن عمل الوحدة وانجازاتها .
19- تزويد أمين الإدارة بالتقارير الدورية عن عمل الوحدة وانجازاتها.
20- أي مهام أخرى يتم التكليف بها في مجال الاختصاص .
خامساً: لجنة المنجزات النوعية :
دعم ومشر المنجزات النوعية لإدارة التعليم ومشاريعها التطويرية وخدماتها التعليمية والتربوية المبتكرة، والتي تسهم بفعالية في تحقيق الأهداف الاستراتيجية لوزارة التعليم المنبثقة من رؤية المملكة 2030م.
المهام الرئيسية للجنة المنجزات النوعية:
1- تشكيل فريق دعم المنجزات النوعية حسب ما يراه مدير التعليم على أن يكون أمين الإدارة رئيساً للجنة أو عضواً أساسياً في الفريق ومنسقاً له .
2- عقد اجتماعات الفريق بشكل دوري.
3- العمل على نشر ثقافة نشر المنجزات النوعية والعمل على توثيقها.
4- إعداد لقاءات وحلقات نقاش لأقسام الإدارة ومكاتبها عن المنجزات النوعية وآلية رصدها ومتابعتها.
5- إعداد مسابقة داخل الإدارة لرصد أفضل المنجزات وتكريمها في نهاية كل فصل دراسي.
6- مخاطبة الإدارات والمكاتب والوحدات لتوثيق منجزاتها النوعية وفق الضوابط والمعايير لقبولها مبدئياً كمنجز نوعي على مستوى إدارة التعليم
. 7- تقييم المنجزات النوعية من قبل لجنة تقييم المنجزات (فريق المنجزات) وفق أداة تقييم المنجزات النوعية لإدارات التعليم.
8- عرض المنجزات النوعية المجتازة على سعادة المدير العام لاعتمادها بحيث لا تتجاوز خمس منجزات
. 9- مخاطبة الجهات التابعة للمنجزات المعتمدة لاعداد سيناريو يتضمن ( فكرة المنجز ومخرجاته المتحققة – عبارات واضحة تبرز الهدف من المنجز والفئة المستهدفة والجهة المنفذة – رابط يحتوي على صور أو فيديوهات توثق المنجز- لا يتضمن ذلك شعارات أو علامات تسويقية).
10- مخاطبة إدارة الاعلام والعلاقات العامة لاعداد مقطع فيديو واحد شامل لجميع المنجزات النوعية المعتمدة وفق شروط ومواصفات يتم ارفاقها مع الخطاب.
11- مراجعة مقطع الفيديو والتأكد من تحقق الشروط والموصفات المطلوبة .
12- نشر المقطع على القنوات الالكترونية الرسمية لادارة التعليم .
13- ترفع المنجزات النوعية المعتمدة إلى الأمانة العامة لإدارات التعليم بجهاز الوزارة
. 14- تزويد وحدة التقارير والإنجازات عن عمل الوحدة وانجازاتها .
15- تزويد أمين الإدارة بالتقارير الدورية عن عمل الوحدة وانجازاتها.
16- أي مهام أخرى يتم التكليف بها في مجال الاختصاص .
